Ervaringen met online zittingen van een aantal voorzitters van Onderwijsgeschillen

Onderwijsgeschillen volgt de maatregelen van de rijksoverheid om COVID-19 te bestrijden. De geschillen werden in eerste instantie schriftelijk behandeld, maar al snel werd er door de meeste Commissies overgegaan naar online zittingen. Wij vroegen een aantal voorzitters naar hun ervaringen. Aan het woord mr. J.M. Willems, voorzitter LBT en mr. L.C.J. Sprengers, voorzitter Commissies van beroep.

mr. J.MWillems mrL.C.JSprengers

 

Wat zijn uw ervaringen met online zittingen?

Jannigje Willems: In het dagelijks leven werk ik in de rechtspraak, in het handelsrecht. Daar, net als bij Onderwijsgeschillen, zijn de mondelinge behandelingen van de zaken inmiddels volop digitaal. Inmiddels heb ik dan ook best wat hoorzittingen bij Onderwijsgeschillen én zittingen op de rechtbank met een online verbinding gedaan. Ik ben blij dat dit instrument er is, in deze bijzondere tijden, die van ons allemaal zoveel flexibiliteit vragen. Het alternatief – zaken stilleggen of alles schriftelijk afdoen zonder gelegenheid voor een gesprek – is een scenario waarvan ik blij ben dat we dat niet lang hebben hoeven beleven.

Loe Sprengers: Vrij snel nadat de coronacrisis is losgebarsten hebben wij besloten bij de Commissie van beroep voor het funderend onderwijs (fo) en hoger- en middelbaar beroepsonderwijs (hbo/mbo) om toch zittingen te gaan houden in plaats van een schriftelijke tweede ronde. Inmiddels zal ik er richting 10 gehouden hebben.

Bij Onderwijsgeschillen wordt gebruik gemaakt van Microsoft TEAMS. Hoe zijn uw ervaringen hiermee?

Jannigje Willems: Welk online programma je ook gebruikt, belangrijk is een stabiele omgeving, die het mogelijk maakt dat je de mensen met wie je spreekt daadwerkelijk kunt zien en die voor alle gebruikers toegankelijk is in het gebruik. In dat opzicht leren we in deze tijd veel en snel over de (on)mogelijkheden van digitale zittingen. Teams volstaat, net als andere programma’s, prima. Maar er is ook nog veel voor verbetering vatbaar. Ik neem aan dat de markt dit oppikt. De vraag naar dit soort instrumenten zal wel blijven, denk ik.

Loe Sprengers: Over het algemeen werkt de software goed. De geluids- en beeldkwaliteit is in de meeste gevallen goed. Een enkele keer als iemand een slechter bereik heeft gaat het wat moeizamer en dan kan het helpen door de camera uit te zetten en dat anderen de mute knop hanteren om het op die manier toch te realiseren. In het begin is het een enkele keer voorgekomen dat een deelnemer niet aan de Teams meeting kon deelnemen. Dat is opgelost door via de telefoonlijn deel te nemen aan de zitting. Maar de laatste tijd heeft dat zich niet meer voorgedaan.

Wat zijn positieve kanten aan online zittingen (hoor- en wederhoor)?

Jannigje Willems: Het scheelt reistijd voor de deelnemers en mensen nemen deel aan de zitting in een voor hen vertrouwde omgeving. Dat maakt zo’n zitting, denk ik, vaak minder spannend.
De suggestie tussen haken in deze vraag (hoor- en wederhoor) dat er wellicht positieve kanten liggen op het vlak van hoor- en wederhoor, kan ik niet delen. Juist het hoor- en wederhoor veilig stellen vereist in een digitale zitting maximale inspanning van de voorzitter en zelfbeheersing en alertheid van alle deelnemers. Ik merk wel dat vanwege de noodzakelijke orde afspraken (microfoons uit als men niet spreekt, wachten tot men het woord krijgt, via de chatfunctie eventueel het woord vragen) deelnemers nog beter op hun beurt wachten, elkaar niet in de rede vallen en zakelijker communiceren. Soms is dat laatste overigens helemaal geen voordeel. Het kan juist erg veel informatie opleveren over wat voor mensen echt belangrijk is als de emoties opspelen en partijen zich tot elkaar richten in een mondelinge behandeling.

Loe Sprengers: Positief om een zitting te houden in vergelijking met een schriftelijke tweede ronde is dat het makkelijker is om vragen te stellen en nadat een antwoord gegeven is eventueel daar nog op door te vragen. Ook in de samenspraak tussen de commissieleden is dat prettiger omdat je elkaar kunt aanvullen. Ik denk dat het ook voor partijen prettiger is om een zitting te houden dan een schriftelijke ronde, omdat zij dan ook direct op elkaar kunnen reageren.

Wat zijn de eventuele negatieve kanten van online zittingen?

Jannigje Willems: In de dynamiek van een fysieke behandeling komt een zaak uiteindelijk beter tot zijn recht, denk ik. Een belangrijk doel van een mondelinge behandeling is – naast het uitwisselen van de noodzakelijk informatie voor een te nemen beslissing – dat partijen zich daadwerkelijk gehoord en in hun standpunten begrepen voelen door degene die over hun zaak gaat beslissen. De subtiliteiten in menselijke communicatie – die heel vaak non-verbaal is – mis je online volledig. Als ik oplossingsgerichte of conflict oplossende gesprekken wil voeren met partijen, mis ik de mogelijkheden die fysieke nabijheid van elkaar geeft. Het is lastiger een verstandhouding met en tussen partijen te creëren, die voor een écht gesprek de basis is. Het lukt soms wel, maar vaak ook niet, althans niet naar mijn eigen maatstaven. Een ander nadeel is dat echt niet iedereen in onze samenleving zo digitaal vaardig is als we soms veronderstellen of toegang heeft tot de technische middelen die er voor nodig zijn. We zijn geneigd te denken dat het digitale leven alles zoveel makkelijker en toegankelijker maak omdat het zo alom tegenwoordig is gewordent. Voor een aanzienlijk deel van de mensen is dat niet de realiteit, om verschillende redenen. Voor die mensen kan een online zitting een enorme drempel opwerpen.

Loe Sprengers: Je hebt bij een digitale zitting niet altijd alle partijen in beeld. Sommigen zetten hun camera soms uit waardoor je minder zicht hebt. Verder is het wat strakker georganiseerd om te voorkomen dat mensen door elkaar praten hetgeen de dynamiek in de zitting ook iets anders maakt.

Een fysieke zitting heeft de voorkeur boven online contact,
maar een digitale zitting kan soms meerwaarde hebben voor partijen.

Denkt u dat de privacy van partijen een issue is / kan zijn bij deze manier van hoor- en wederhoor?

Jannigje Willems: Omdat je niet achter de camera kunt kijken bij de deelnemers bestaat natuurlijk altijd het risico dat er mensen in de ruimte zijn die daar – in geval van een besloten zitting zoals bij de LBT – niet zouden moeten zijn. Of dat mensen toch een opname apparaatje laten meelopen, terwijl dat niet de bedoeling is. Overigens bestaat het risico op dat laatste ook bij fysieke zittingen steeds meer. We moeten doen wat we kunnen beïnvloeden om de privacy van deelnemers veilig te stellen. Maar alle deelnemers hebben hierin ook een eigen verantwoordelijkheid en mijn ervaring is dat de meesten daar heel fatsoenlijk mee omgaan. 

Loe Sprengers: Wij geven aan het begin van de zitting aan dat het niet bedoeld is dat er geluidsopnames gemaakt worden en ook de beelden niet gekopieerd worden. Ik heb het idee dat partijen zich daar ook goed aan houden. In welke mate dergelijke software gehackt kan worden dat gaat mijn kennis van de automatisering ver te buiten. Dus ik ga ervan uit dat de privacy voldoende geborgd is.

Heeft u belemmeringen ervaren voor deze manier van hoor en wederhoor bij uzelf, overige commissieleden en/of bij partijen? 

Jannigje Willems: Ach, technische haperingen zijn er regelmatig. Het is toch iedere keer weer spannend of alle partijen de digitale weg weten te vinden. Soms lukt dat niet meteen en verlies je tijd om iedereen erbij te krijgen. Die tijd moet je dus eigenlijk inbouwen. Ik merk dat deelnemers doorgaans het geduld en het begrip ervoor kunnen opbrengen. Het is ook niet fijn als je met een apparaat werkt dat alleen de sprekende persoon in beeld brengt of als je geluid ineens achteruit gaat vanwege de stabiliteit van de verbinding, of als je verbinding tijdens een zitting regelmatig wegvalt. Dat zijn vervelende dingen, maar je hebt het er soms op dat moment mee te doen. Als we langer aangewezen blijven op digitale zittingen, zou het mooi zijn als we dat soort technische haperingen kunnen uitbannen. Ik moet zeggen dat de ondersteuning vanuit Onderwijsgeschillen echt super is. De kalmte waarmee Lisanne of Eva of anderen van het secretariaat, probleemoplossend te werk gaan als zich een hick-up voordoet, is bewonderenswaardig en zonder hen had ik het de afgelopen paar keer niet zo soepel kunnen doen allemaal.

Loe Sprengers: Afgezien van technische problemen die belemmerend kunnen werken is het met name rondom schorsingen bv.  om partijen te bewegen om alsnog met elkaar in overleg te komen het iets ingewikkelder bij een digitale zitting. Het partijen de gang op sturen moet nu anders vormgegeven worden. Vaak zit de werknemer en zijn gemachtigde of de werkgever en zijn gemachtigde niet in dezelfde ruimte. Dat levert wat extra hobbels op.

Moeten we ook na de Coronamaatregelen vaker kiezen voor deze online vorm? 

Jannigje Willems: Ik vind een online zitting in de meeste gevallen suboptimaal. Het zou een uitkomst kunnen blijken voor partijen die de reis naar Utrecht niet kunnen ondernemen en als er wel haast geboden is bij een zitting die zonder reistijd wel en anders niet op tijd gepland kan worden. In de rechtspraak zie ik het wel blijven als een instrument om in het buitenland wonende partijen, experts of getuigen een reis naar Nederland te besparen. Maar wat mij betreft wordt een online zitting snel weer de uitzondering op de regel.

Loe Sprengers: Onderwijsgeschillen huisvest geschillencommissies die een landelijke functie vervullen. Zeker bij wat kleinere, eenduidige geschillen kan ik mij voorstellen dat een reis van bv. Groningen naar Utrecht een behoorlijke tijdsinvestering is in relatie tot de duur van de zitting. Wat dat betreft kan het aanbieden dat een zitting ook digitaal kunnen plaatsvinden een meerwaarde hebben voor partijen.

Wat heeft uw voorkeur, fysiek of online? 

Jannigje Willems: Een zitting is niet meer of minder dan een bijzondere vorm van communicatie, over iets dat voor partijen vaak belangrijk en soms ingrijpend is. Daar komt het aan op interactie en nuance, op elkaar écht verstaan. Een goede zitting biedt zoveel meer dan alleen een instrumentele en functionele uitwisseling van informatie. Ik ben blij met de mogelijkheid van een digitale zitting. En dat we nu - noodgedwongen - hebben ervaren dat dit ook kansen biedt, is zonder meer nuttig. Maar ik verkies uiteindelijk in alle opzichten een fysiek contact boven online contact. 

Loe Sprengers: Een fysieke zitting heeft voor mij meer waarde, omdat je partijen de hele tijd beter kunt observeren en de dynamiek van de zitting toch wat anders is. Ook in geval je partijen de gang op wil sturen om nog eens in overleg te treden is dat toch makkelijker te doen dan bij een online zitting.

Meer informatie