Onderwijsgeschillen innoveert met nieuw zaaksysteem

De kwaliteit van onze geschillenbehandeling is niet alleen afhankelijk van een deskundig en onafhankelijk juridisch oordeel. Onze organisatie moet ook bij de tijd zijn! Op 1 februari introduceerde Onderwijsgeschillen daarom een nieuw online zaaksysteem. Sindsdien kunnen partijen hun zaak via de website indienen én volgen. Ook de afhandeling vindt volledig digitaal plaats. Aan de introductie van dit nieuwe systeem ging een intensief voorbereidingstraject vooraf. Ellen van der Ende, adjunct-directeur van Onderwijsgeschillen, en Gert-Jan van der Wal, projectmanager, vertellen er meer over.

Een nieuw systeem van deze tijd

Ellen: “Met de introductie van Zaaksysteem heeft Onderwijsgeschillen een beveiligde portal, waarin de documenten in zaken voor alle partijen goed en overzichtelijk te volgen zijn. Bovendien kunnen partijen met één druk op de knop een zaak bij ons indienen. Het nieuwe systeem helpt ons dus de dienstverlening te verbeteren.”

Werkprocessen

De invoering van een nieuw systeem is vrijwel altijd ook van invloed op de werkprocessen. Ook bij Onderwijsgeschillen werd dit in de oriëntatiefase al duidelijk. De toch iets verouderde werkprocessen zijn daarom op de schop gegaan. Ellen: “Er gebeurde nog vrij veel handmatig. Dat was tijdrovend en foutgevoelig.” 

Wensen van partijen

Hoewel de directe aanleiding een verouderd systeem was, leefde ook de wens om partijen sneller en efficiënter te kunnen informeren over hun zaak. Ellen: “Voorheen ging alles per post of e-mail. We hadden dus behoefte aan een goed beveiligde online portal, waarin de documenten voor alle partijen toegankelijk zouden zijn.”
Op dit moment kunnen partijen hun zaken al volgen via hun eigen portal. Binnenkort krijgen ook commissieleden via een eigen beveiligde online portal toegang tot alle zaken die op zitting komen.

Programma van Eisen

Voor het Programma van Eisen schakelde Onderwijsgeschillen extern projectmanager en adviseur Gert-Jan van der Wal in. Gert-Jan heeft veel ervaring met digitaliseringsprojecten. Hij was blij dat Onderwijsgeschillen al het nodige voorwerk had verricht: “Ze hadden goed zicht op de wensen van de medewerkers. Samen met Ellen heb ik gekeken hoe we die wensen aan de bedrijfsstrategie konden koppelen, zodat helder op papier kwam welke doelen Onderwijsgeschillen wilde bereiken: efficiënter werken, volledig digitaal en vooral ook veilig. Je hebt natuurlijk ook met privacywetgeving te maken.”

Van CRM naar zaaksysteem

Bij de keuze voor het nieuwe systeem adviseerde Gert-Jan om het relatiebeheer onder te brengen in een nieuw CRM-systeem en de zaakafhandeling onder te brengen in het nieuwe zaaksysteem. Gert-Jan: “Door een aantal slimme koppelingen zijn deze systemen nu met elkaar en andere systemen verbonden, waardoor met name het relatiebeheer veel minder tijd kost. Het systeem is nu altijd up-to-date.”
Gedurende het hele proces werden de medewerkers vrijwel overal bij betrokken. Ellen: “Bij de keuze voor het zaaksysteem hebben we samen met de medewerkers heel zorgvuldig gewikt en gewogen. Uiteindelijk hebben we gekozen voor een aanbieder die al ervaring had met een online systeem voor geschilbehandeling. Dit systeem hebben we kunnen inrichten naar onze eigen gebruikerswensen.”

De realisatie

Bij de invoering van een nieuw systeem zijn er altijd verbeterpunten. Ellen: “We ervaren dat nieuwe werkafspraken op het secretariaat nodig zijn en we lopen nog tegen zaken aan die we bij nader inzien toch nét even anders zouden willen. Met de continue input van de gebruikers, nemen we een paar maanden de tijd om het systeem te optimaliseren. ”
“Er komen steeds meer zaken in het nieuwe systeem”, vult Gert-Jan aan, dus de medewerkers werken er steeds vaker mee. Ik denk dat iedereen er over een aantal maanden aan gewend is. Tegen die tijd heeft Onderwijsgeschillen de doelen die ze voor ogen hadden met dit systeem gerealiseerd.”

Ellen van der Ende Gert-Jan van der Wal 
adjunct-directeur projectmanager