In dit themadossier vindt u informatie over:

Wat is een leerlingdossier?

In een leerlingdossier worden gegevens over een leerling bewaard. Het leerlingdossier bestaat meestal uit twee componenten: de leerling-administratie en een inhoudelijk gedeelte, gericht op onderwijskundige aspecten en begeleidingsaspecten.

Het inhoudelijk gedeelte van het dossier bevat meestal het onderwijskundig rapport, rapporten, uitslagen van toetsresultaten, gegevens uit het leerlingvolgsysteem, verslagen van gesprekken met ouders en afspraken die er over de leerling zijn gemaakt. Deze informatie is bedoeld voor de onderwijskundige en algemene begeleiding van de leerling.

Inhoud van het leerlingdossier

Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens (voorheen Cbp) mag het leerlingdossier de volgende gegevens bevatten:

  • gegevens over in- en uitschrijving;
  • gegevens over afwezigheid;
  • adresgegevens;
  • gegevens die nodig zijn om te berekenen hoeveel geld de school krijgt;
  • het onderwijskundig rapport;
  • gegevens over de gezondheid die nodig zijn voor speciale begeleiding of voorzieningen;
  • gegevens over de vorderingen en de resultaten van de leerling;
  • verslagen van gesprekken met de ouders;
  • de resultaten van eventueel psychologisch onderzoek.

Welke wettelijke bepalingen zijn van toepassing?

De onderwijswetgeving bevat geen directe bepalingen over het leerlingendossier. Op het leerlingendossier zijn wel de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en artikel 19 van het Vrijstellingsbesluit Wbp van toepassing.

Onderwijswetten

Op grond van artikel 11 Wet op het primair onderwijs (WPO) en artikel 23b Wet op het voortgezet onderwijs (WVO) dient een school ouders te informeren over de vorderingen van een leerling. Door schriftelijke verslaglegging in het leerlingdossier maakt de school zowel voor zichzelf als voor ouders controleerbaar dat de informatie- en zorgplicht is nageleefd.

Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp)

Het leerlingdossier bevat gegevens die tot een persoon herleidbaar zijn: persoonsgegevens. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) is daarom van toepassing op het leerlingdossier.

Belangrijke artikelen uit de Wbp:

  • artikel 8 Wbp beschrijft de voorwaarden waaronder persoonsgegevens mogen worden verwerkt;
  • artikel 11 Wbp bepaalt dat de verwerking van persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig is;
  • artikel 27 Wpb schrijft voor dat de verwerking van persoonsgegevens moet worden gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens (de meldingsplicht);
  • de artikelen 33 en 34 Wbp verplichten de school om ouders actief te informeren over welke gegevens worden vastgelegd, aan wie deze gegevens worden verstrekt en met welk doel;
  • op grond van artikel 35 Wbp moet de school binnen vier weken een schriftelijk volledig overzicht van alle persoonsgegevens in het leerlingdossier in begrijpelijke vorm verstrekken aan ouders (of leerlingen van 16 jaar en ouder) die daarom vragen. In dit overzicht moet onder andere staan wat het doel is waarvoor de school de gegevens gebruikt en hoe de school aan de gegevens is gekomen. Het overzicht moet de mogelijkheid geven om te kunnen controleren of de gegevens kloppen en om correctie of verwijdering van de gegevens te vragen. Voor het verstrekken van dit overzicht mag de school een vergoeding vragen van maximaal € 5 (artikel 39 lid 1 Wbp);
  • op grond van artikel 36 Wbp kunnen ouders (of leerlingen van 16 jaar en ouder) die vinden dat er onjuistheden in het leerlingdossier staan, een verzoek bij de school indienen, waarin zij aangeven wat de gewenste verbetering is. Wil de school de gegevens niet aanpassen, dan kunnen ouders dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vrijstellingsbesluit Wbp

In artikel 19 van het Vrijstellingsbesluit Wet bescherming persoonsgegevens (Vrijstellingsbesluit Wbp) staat onder welke voorwaarden onderwijsinstellingen vrijgesteld zijn van de meldingsplicht aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Die voorwaarden gaan over de doeleinden waarvoor scholen persoonsgegevens mogen opslaan, de gegevens die mogen worden opgeslagen en de personen aan wie de gegevens mogen worden verstrekt.
Zo kan de school zonder meldingsplicht gegevens verwerken voor de organisatie of het geven van het onderwijs en de begeleiding van leerlingen. Naast administratieve gegevens mogen bijvoorbeeld ook zonder meldingsplicht gegevens worden opgeslagen en worden verstrekt die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de leerling en gegevens over de aard en het verloop van het onderwijs, alsmede de behaalde studieresultaten.

Gescheiden ouders

Gescheiden ouders, die  allebei het ouderlijk gezag hebben, hebben beiden recht op inzage in het leerlingdossier. Een ouder zonder wettelijk gezag kan in beginsel ook inzage krijgen in het leerlingdossier nadat hij hierom heeft gevraagd. Meer informatie over de informatieverstrekking aan gescheiden ouders leest u in het themadossier informatieverstrekking gescheiden ouders.

Klachten over het leerlingdossier

Ouders die een klacht hebben over het leerlingdossier kunnen dit melden bij de school. Als zij niet tevreden zijn over de aanpak van de school, dan kunnen zij een klacht indienen bij de klachtencommissie van de school. Welke commissie dat is, staat in de schoolgids of op de website van de school. Veel scholen zijn aangesloten bij de Landelijke Klachtencommissie Onderwijs (LKC) van Onderwijsgeschillen. De LKC behandelt regelmatig klachten over het leerlingdossier. Hierna worden enkele belangrijke adviezen van de LKC uitgelicht.

Adviezen van de LKC over het leerlingdossier

  • Uit het leerlingdossier moet blijken hoe de school aankijkt tegen de onderwijskundige ontwikkeling van een leerling en welke (extra) begeleiding de school heeft gegeven (106218, 106829).
  • Een leerlingdossier is onvolledig als daarin niet alle onderwijskundige ontwikkelingen van een leerling worden bijgehouden. Een verwijzing naar schoolmaatschappelijk werk, of notities van gevoerde gesprekken met een leerlingbegeleider moeten in het dossier worden opgenomen (104798, 107130).
  • In het leerlingdossier moeten behalve administratieve gegevens ook uitslagen van testen en gegevens over de overdracht vanuit de vorige school worden opgenomen (105465).
  • Het leerlingdossier mag geen informatie bevatten die niet relevant is voor het doel van het dossier. Persoonlijke correspondentie of e-mailverkeer tussen de school en een van de ouders over bijvoorbeeld het bijwonen van een ouderavond, hoort niet in het leerlingdossier te worden opgenomen (104080).
  • Zorgvuldigheid moet worden betracht bij het opnemen van gegevens in het leerlingdossier, bijvoorbeeld gegevens over contact met de politie moeten kloppen (107071). 
  • Een school moet inzage geven in het leerlingdossier en mag het maken van kopieën niet weigeren (105106).
  • Het maken van een kopie mag niet leiden tot een disproportionele belasting van de school, of tot aantasting van de rechten of belangen van derden (104817).
  • Van een school mag verwacht worden dat alleen de voor de nieuwe school relevante gegevens uit het leerlingdossier worden doorgestuurd naar deze nieuwe school (106691).

Ga voor meer adviezen van de LKC naar alle adviezen van de LKC of ga naar uitspraken zoeken.

Meer informatie

Autoriteit persoonsgegevens (website)