In dit themadossier vindt u informatie over:

Wat is een leerlingdossier?

In een leerlingdossier worden gegevens over een leerling bewaard. Het leerlingdossier bestaat meestal uit twee componenten: de leerling-administratie en een inhoudelijk gedeelte, gericht op onderwijskundige aspecten en begeleidingsaspecten.

Het inhoudelijk gedeelte van het dossier bevat meestal het onderwijskundig rapport, rapporten, uitslagen van toetsresultaten, gegevens uit het leerlingvolgsysteem, verslagen van gesprekken met ouders en afspraken die er over de leerling zijn gemaakt. Deze informatie is bedoeld voor de onderwijskundige en algemene begeleiding van de leerling.

Inhoud van het leerlingdossier

Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mag het leerlingdossier de volgende gegevens bevatten:

  • gegevens over in- en uitschrijving;
  • gegevens over afwezigheid;
  • adresgegevens;
  • gegevens die nodig zijn om te berekenen hoeveel geld de school krijgt;
  • het onderwijskundig rapport;
  • gegevens over de gezondheid die nodig zijn voor speciale begeleiding of voorzieningen;
  • gegevens over de vorderingen en de resultaten van de leerling;
  • verslagen van gesprekken met de ouders;
  • de resultaten van eventueel psychologisch onderzoek.

Welke wettelijke bepalingen zijn van toepassing?

De onderwijswetgeving bevat geen directe bepalingen over het leerlingdossier. Op het leerlingendossier zijn wel de volgende wettelijke bepalingen van toepassing.

Onderwijswetten

Op grond van artikel 11 Wet op het primair onderwijs (WPO) en artikel 23b Wet op het voortgezet onderwijs (WVO) dient een school ouders te informeren over de vorderingen van een leerling. Door schriftelijke verslaglegging in het leerlingdossier maakt de school zowel voor zichzelf als voor ouders controleerbaar dat de informatie- en zorgplicht is nageleefd.

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG)

Het leerlingdossier bevat gegevens die tot een persoon herleidbaar zijn: persoonsgegevens. Daarom is vanaf 25 mei 2018 de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG) op het leerlingdossier van toepassing. Tot 25 mei 2018 gold de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en het vrijstellingsbesluit Wbp. 

Enkele belangrijke artikelen uit de AVG:

  • Artikel 5 AVG bepaalt dat de verwerking van persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt .
  • Artikel 6 AVG beschrijft de voorwaarden waaronder persoonsgegevens mogen worden verwerkt. Voor scholen kan een voorwaarde zijn dat de verwerking noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen.
  • Artikel 12 AVG bepaalt dat scholen ouders en/of leerlingen van 16 jaar of ouder informatie moeten geven over de verwerking van persoonsgegevens binnen de school. De informatie moet beknopt, eenvoudig, toegankelijk en begrijpelijk zijn. Bij een verzoek om informatie over verwerkte persoonsgegevens ontvangt de ouder of de leerling  de informatie kosteloos en uiterlijk binnen een maand. 
  • Artikel 15 AVG geeft ouders en/of leerlingen van 16 jaar of ouder het recht om te vragen welke gegevens een organisatie van hen heeft en ze mogen vragen deze gegevens in te zien (inzagerecht). Zij hebben ook recht op een kopie van het leerlingdossier, tenzij daarbij afbreuk wordt gedaan aan de rechten en vrijheden van anderen. Als de ouders of leerlingen om bijkomende kopieën vragen, kan de school op basis van de administratieve kosten een redelijke vergoeding rekenen.
  • Artikel 16 AVG geeft ouders en/of leerlingen van 16 jaar of ouder het recht op rectificatie van onjuiste persoonsgegevens of het volledig maken van onvolledige persoonsgegevens.
  • Artikel 17 AVG geeft het recht op het wissen van gegevens in bepaalde gevallen, bijvoorbeeld als de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor zij verwerkt zijn.

Gescheiden ouders

Gescheiden ouders, die  allebei het ouderlijk gezag hebben, hebben beiden recht op inzage in het leerlingdossier. Een ouder zonder wettelijk gezag kan in beginsel ook inzage krijgen in het leerlingdossier nadat hij hierom heeft gevraagd. Meer informatie over de informatieverstrekking aan gescheiden ouders leest u in het themadossier informatieverstrekking gescheiden ouders.

Klachten over het leerlingdossier

Ouders die een klacht hebben over het leerlingdossier kunnen dit melden bij de school. Als zij niet tevreden zijn over de aanpak van de school, dan kunnen zij een klacht indienen bij de klachtencommissie van de school. Welke commissie dat is, staat in de schoolgids of op de website van de school. Veel scholen zijn aangesloten bij de Landelijke Klachtencommissie Onderwijs (LKC) van Onderwijsgeschillen. De LKC behandelt regelmatig klachten over het leerlingdossier. Hierna worden enkele belangrijke adviezen van de LKC uitgelicht.

Adviezen van de LKC over het leerlingdossier

  • Uit het leerlingdossier moet blijken hoe de school aankijkt tegen de onderwijskundige ontwikkeling van een leerling en welke (extra) begeleiding de school heeft gegeven (106218, 106829).  Wanneer ouders het niet eens zijn met bepaalde waarnemingen of conclusies van de school, betekent dit niet dat deze uit het leerlingdossier moeten worden verwijderd (107832).
  • Een leerlingdossier is onvolledig als daarin niet alle onderwijskundige ontwikkelingen van een leerling worden bijgehouden. Een verwijzing naar schoolmaatschappelijk werk, of notities van gevoerde gesprekken met een leerlingbegeleider moeten in het dossier worden opgenomen (104798, 107130).
  • In het leerlingdossier moeten behalve administratieve gegevens ook uitslagen van testen en gegevens over de overdracht vanuit de vorige school worden opgenomen (105465).
  • Het leerlingdossier mag geen informatie bevatten die niet relevant is voor het doel van het dossier. Persoonlijke correspondentie of e-mailverkeer tussen de school en een van de ouders over bijvoorbeeld het bijwonen van een ouderavond, hoort niet in het leerlingdossier te worden opgenomen (104080). E-mailverkeer tussen school en ouder(s) dat van belang is voor de ontwikkeling van de leerling past wel in een leerlingdossier (107628).
  • Zorgvuldigheid moet worden betracht bij het opnemen van gegevens in het leerlingdossier, bijvoorbeeld gegevens over contact met de politie moeten kloppen (107071). 
  • Een school moet inzage geven in het leerlingdossier en mag het maken van kopieën niet weigeren (105106).
  • Van een school mag verwacht worden dat alleen de voor de nieuwe school relevante gegevens uit het leerlingdossier worden doorgestuurd naar deze nieuwe school (106691).

Ga voor meer adviezen van de LKC naar alle adviezen van de LKC of ga naar uitspraken zoeken.

Meer informatie